Dématérialisation des factures: Mon décodage du texte du cabinet du premier ministre “Peut-on émettre une facture uniquement électronique ?”

“À condition d’être acceptée préalablement par l’acheteur, une facture peut être émise par voie électronique et non sur support papier. Elle tient lieu de facture d’origine.

Jusqu’ici, tout va bien, je pense que tout le monde comprend.

Mais l’authenticité de son origine (par l’identification de l’émetteur) et l’intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties :

Là, on commence à réfléchir un peu… Authenticité de son origine… Intégrité de son contenu… 

  • soit au moyen d’une signature électronique (par un certificat électronique qualifié)

Ah, on y vient! Une facture peut donc être valable si elle est signée électroniquement (à ne pas confondre avec la signature manuscrite, on m’a déjà fait le coup!). On ne dévoile pas ici le terme technique, mais il se pourrait fortement qu’il s’agisse d’un certificat RGS** (fournit par exemple par Chambersign ou CertEurope) . 

  • soit par la mise en place d’un ou plusieurs contrôles établissant une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services.

Là, j’ai un peu lutté pour comprendre, mais après quelques recherches, on n’est plus dans la technique, mais dans l’existence de preuves indiquant la réalité de la facture (bons de commandes, bons de livraison, autres documents… A la question: Ces preuves doivent être numériques ou papier pour être valables? Le mystère reste entier.)

  • soit sous la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque : progiciel de gestion intégrée (PGI), échange informatisé de données (EDI), format XML, courrier électronique avec un fichier PDF joint, télécopie reçue en version électronique, par exemple.

Dans cette phrase, je comprend (à tort) que le fait de transmettre la facture est suffisant pour prouver l’authenticité et l’intégrité de son contenu.

Ce n’est pas le mode de transmission électronique qui prime (il ne s’agit pas simplement d’une version électronique d’une facture-papier numérisée ou scannée, puis envoyée par courriel), mais le mode de conception de la facture.

Et Paf! Et moi qui pensait avoir tout compris! Si c’était si simple, mais non…  Le mode de conception de la facture prime maintenant sur la transmission. 

Pour qu’une facture soit considérée comme une facture électronique, elle doit être non seulement émise, mais aussi reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d’un lien sécurisé sur un portail internet), ce qui implique que les systèmes de l’émetteur (fournisseur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.

Pour traduire, je peux donc envoyer une facture PDF en PJ dans un email, mais je dois pouvoir prouver que le destinataire l’a bien reçue. Donc ce système e-mail qui avait l’air si simple dans le paragraphe précédent se complexifie un peu… 

Ce qui est déconcertant dans ce dernier paragraphe, c’est que le fait de prouver la réception de la facture ne répond pas à l’objectif pourtant clairement défini “garantir l’authenticité de son origine (par l’identification de l’émetteur) et l’intégrité du contenu (non modifiable)”. 

Le contenu d’une facture dématérialisée doit correspondre à celui d’une facture-papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.

Là je pense qu’on a tous compris cette dernière phrase ! 

 

Voilà pour ce petit décodage, qui j’espère va pouvoir servir à des entreprises désireuses de se mettre en règle.